Gå til hoved-indhold

FOB valgte IT Outsourcing

Fællesorganisationens Boligforening FOB valgte IT Outsourcing

- "Vi er blevet mindre sårbare og mere effektive."

Da FOB i Slagelse skulle træffe valget mellem at ansætte en ny IT-ansvarlig eller indkøbe en totalløsning hos en ekstern leverandør,
endte det med et samarbejde med IT Business Center ApS (ITBC) og en helt ny IT-struktur.

ITBC indgik en aftale om at fungere som ekstern IT-afdeling for FOB og startede med en total gennemgang af både hardware og software.

- "Det blev besluttet, at vi lavede en forsøgsperiode, hvor vi hentede kompetencerne eksternt, og da den var afsluttet, kunne vi se en række fordele ved at fortsætte samarbejdet med ITBC".

- "De kom med relevante forslag til opgraderinger og lavede en udførlig plan, for hvordan vi kunne optimere vores IT."

- "Selve omlægningen forløb planmæssigt og med en god struktur. Det var en positiv start, og det har de levet op til siden." 

siger Elsebeth Ditlevsen, der er økonomi- og administrationschef hos FOB i Slagelse.

I dag har boligselskabet en totalaftale, hvor al service er inkluderet. En dynamisk aftale der er 100% tilpasset FOB, og som hele tiden kan justeres.

Fremtidssikret hosting –  klar til ny persondatalov
Som en del af den nye IT-struktur har ITBC flyttet FOB’s hosting fra en fysisk løsning med egne servere til en cloudplatform hos et ISO-certificeret og revisorgodkendt datacenter.
Det betyder ikke alene en økonomisk besparelse på ca. 25 % om måneden, det gør det samtidig nemmere at overholde EU’s Persondatalov, der træder i kraft fra maj 2018. 

- "Generelt kommer ITBC med kvalificerede løsningsforslag og kompetent rådgivning. Vi har aldrig oplevelsen af, at de oversælger, men de er gode til at være på forkant og følger op på os og vores behov".

- "Derfor kommer de også løbende med forslag til forbedringer, hvilket fungerer godt. Vi er i en udviklingsfase og er afhængige af den professionelle rådgivning, og det leverer de hver gang – også hvis vi arbejder med systemer, hvor de ikke er leverandør, som for eksempel EG Bolig, siger Elsebeth Ditlevsen".  

Medarbejderne har fri support

Udover det overordnede overblik over boligselskabets IT, så er det også ITBC, der står for den daglige support. Supporten er tilrettelagt i en supportaftale, hvor alle FOB’s medarbejdere frit kan kontakte ITBC, hvis de oplever problemer med deres IT eller mobiltelefoner. 

- "De supporterer alt for os, og de har en professionel og imødekommende omgangstone over for vores medarbejdere, så der er ingen, der oplever, at det er problematisk at få support. De knokler altid for at løse problemerne, når de opstår, også hvis der er fejl i for eksempel EG Bolig. De er simpelthen vores IT-afdeling, og vi er blevet meget mindre sårbare og mere effektive ved at lægge den funktion eksternt hos ITBC,"
siger Elsebeth Ditlevsen Økonomi og administrations chef FOB.

Georg Berg A/S går i skyen

Grundig analyse resulterede i leverance til aftalt tid, kvalitet og pris

I starten af 2015 viste der sig en række problemer hos Georg Berg A/S.
Disse omfattede flere servernedbrud, især et alvorligt nedbrud på postsystemet fik alarmklokkerne til at ringe.
Det skete to gange, at Exchange serveren løb tør for plads, med det resultat at posten ikke virkede.
Georg Bergs dokumenthåndteringsserver oplevede samme problem.

Det er et alvorligt problem for en virksomhed som Georg Berg A/S, som er helt afhængig af digitale hjælpemidler.

Der skulle med andre ord gøres noget og det hurtigt.

Direktør Christian Berg lavede aftale med IT Business Center, om at foretage en grundig gennemgang af udstyr og netværk.
IT Business Center gennemførte analysen og fremlagde forslag til en handlingsplan, som omfattede en omlægning af post til Office365 i skyen, så den skrantende Exchangeserver kunne nedlægges. Dertil en del tilretninger på hver enkelt arbejdsstation og en generel oprydning i udstyr og systemer.Søren Jensen, IT Business Center fortæller om arbejdet med analysen:

- "Vi kortlagde først Georg Bergs servere og netværk, derefter fik vi styr på alle arbejdsstationer, hvad de brugte af applikationer og hvor, samt hvordan de blev brugt.
Nogle er stationære men mange medarbejdere er mobile og skal kunne have adgang til deres data hvor som helst fra".

- "Vi fandt alarmer på mange netværksenheder, servere der var installeret lidt tilfældigt og rigtig mange advarsler i diverse logfiler.
Især flytning af mailbokse skulle planlægges nøje, så der kunne opnås mindst mulig forstyrrelse af driften i virksomheden."

- "Det tog lidt tid at skrue den rigtige løsning sammen, men da vi havde fundet den rigtige vej, var direktør Christian Berg, ikke sen til at acceptere og spørge hvornår vi kunne være færdige!"


- "Projektet blev gennemført til aftalt tid og pris, hvad man ikke er forvænt med, når det er IT-projekter", udtaler direktør Christian Berg.

"Vi lukkede en torsdag kl. 16, hele firmaet tog på et arrangement og næste morgen, efter et formiddagsmøde var overstået, kunne de første brugere igen bruge deres computere med friske opdateringer og alle e-mails i vante folder. Det er få procent fejl, vi har oplevet og de er blevet klaret meget hurtigt efterfølgende".

- "Det har stor værdi i en virksomhed som vores, hvor vi skal være i kontakt med omverden hele tiden for at vi kan overholde vores deadlines, at en IT-leverance kan gennemføres så professionelt"
.

- "Vores medarbejdere er online hele dagen, enten på kontoret eller på pladserne, og Office365 har gjort livet en hel del lettere for os."

Unik WIFI løsning

Unik WI-FI-løsning sparer FOB for flere hundredetusinde

Da Fællesorganisationens Boligforening (FOB) i Slagelse overtog en tidligere kollegiebygning, for at ombygge den til Danmarks fedeste studiebolighus, var et af målene for moderniseringsprojektet, at der kunne tilbydes gratis internet på alle de samlede fællesarealer.

Det blev ITBC, der fik entreprisen, og det skulle vise sig ikke at være så lige til.

-  "Selve opgaven, med at etablere trådløst netværk med optimal dækning i hele huset, er i sig selv en stor opgave, men det var faktisk de juridiske og lovgivningsmæssige udfordringer, der for alvor satte ITBCs kompetencer på en prøve," fortæller Karsten Winther Jørgensen, der er IT-funktionsleder hos FOB.

Antiterrorlovgivningen gav udfordringer
Ved at lave et åbent netværk blev FOB underlagt antiterrorlovgivningen, der blandt andet kræver total sporing og lagering af data et år tilbage.

- "Meningen er jo at beboere og besøgende frit kan benytte netværket. Det kræver altså, at vi har fuldstændigt styr på sikkerheden, og i værste fald skal være i stand til at hjælpe politiet med dokumentation, hvis vores internetforbindelse er brugt til noget ulovligt. ITBC undersøgte markedet for en løsning og kunne konstatere, at den ikke umiddelbart fandtes. Derefter indledte vi en lang proces, hvor deres dygtige folk virkelig måtte tænke kreativt. De kom også med forskellige løsningsforslag, hvor af det billigste kostede tæt på en halv million kroner," siger Karsten Winther Jørgensen.

"Et fantastisk forløb
Efter at have afprøvet forskellige scenarier lykkedes det for ITBC at finde en model, der ikke alene løste udfordringerne med sikkerheden, men også sparede FOB for en stor udgift."

- "Vi tog simpelthen udgangspunkt i FOBs eksisterende sikkerhedssystemer, og løste det ved at logge datatrafikken til den enkelte lejlighed. Når en beboer flytter ind udleveres en sikkerhedsnøgle med brugernavn og password, og så er det beboeren, der har ansvaret for den trafik, som er tilknyttet hans eller hendes nøgle. Det vil sige, at det er på eget ansvar, hvis de lader andre logge på", forklarer Jacob Meiland, der er salgschef hos ITBC.

- Det har været et fantastisk forløb, hvor ITBC virkelig har bevist, at de er i stand til at tænke ud af boksen og ikke giver op."

- "De fik en opgave, og den har de løst fuldstændigt fantastisk. De har sparet os for en omkostning på flere hundred tusinde kroner, og de har sørget for, at vores studielejligheder har Slagelses hurtigste internet samtidig med, at vi overholder den gældende lovgivning. Det er rigtig godt gået, og jeg er virkelig imponeret af deres arbejde", siger Karsten Winther Jørgensen.

Studiebolighuset - Ingemannsvej 35 er en hel ny måde at tænke studieboliger på.
Det er stort, moderne studiefællesskab indrettet med 144 nye 1- og 2-værelses lejligheder samt store åbne fællesarealer inkl. auditorium og motionsrum.
Hele bygningen har 500mbit bredbånd med fuld dækning på hele grunden.

Overflytning til Office 365

Overflytning til Office 365 forløb uden problemer for Miracle Buddyshop

Miracle Buddyshop stod over for et skifte til Office 365 hos alle organisationens bruger i Danmark og UK.

57 licenser skulle oprettes på både Mac og PC, og der skulle foretages migrering af mails, kalendere og kontakter fra Google-Apps. En opgave der kunne have forårsaget store gener for Miracle Buddyshops medarbejdere, men som ITBC fik løst problemfrit for alle involverede parter. 

- "Det var egentlig lidt af et tilfælde, at ITBC fik opgaven med vores overflytning til Office 365. Vi havde et møde med deres medarbejder vedrørende en NAV-løsning, og så fik jeg nævnt, at vi stod med den her opgave.

- "De greb hurtigt bolden, og introducerede os for en rigtig dygtig medarbejder, der udarbejdede en detaljeret tidsplan for forløbet."

- "Tilgangen til opgaven var upåklagelig, og de udviste stor tålmodighed, når vi internt afveg fra planen. Derudover formåede de at holde vores medarbejdere løbende orienterede, og sørgede for, at der ikke gik vigtig information eller mailkorrespondance tabt undervejs." 

- "ITBC har håndteret alle elementer professionelt, og de har været imødekommende, informative og hjælpsomme under hele forløbet."

- "Vi kunne simpelthen lægge alt ansvaret over på dem, og så fik de det til at køre."

Michelle Mark, Business Manager, Miracle Buddyshop

Effektiv indsats sikrer drift

Hurtig og effektiv indsats sikrede fortsat drift efter netværks- og servernedbrud

Flemming Pade, Landinspektør og partner ved Landinspektørerne Skelstedet, fortæller at det var en bevæget tid i starten af året 2015.

- "Først måtte vi udskifte Hans’ computer, den kunne ikke mere. Så gik min egen ned, men den kunne heldigvis reddes. Men den fredag i februar var det helt galt":

Hen på eftermiddagen kan Hans Rolff-Petersen, landinspektør, ikke længere logge ind på nettet. Det er der heller ingen andre, der kan. Hans ringer til IT Business Center, som Landinspektørerne Skelstedet har en drifts- og serviceaftale med og fortæller at den er gruelig gal. Claus Jacobsen fra IT Business Center, som har vagten denne fredag, spørger ind til hvad problemet er men kan høre at det er alvorligt, så han afslutter samtalen, pakker sammen, overgiver vagten til en kollega og stryger afsted i bilen.

Fremme efter få minutter kan Claus se, at serveren er nede. Han konstaterer hurtigt, at serveren ikke kommer til at starte igen uden videre. Han går i gang med at sikre at Pc’erne har Internetforbindelse selv om serveren ikke kører, men en enhed i netværket viser sig at være defekt. Heldigvis har han en reserve liggende i bilen. Da han har sikret, at computerne har Internetforbindelse, pakker han serveren sammen og tager den med hjem på værkstedet.

I mellemtiden har Hans været kvik nok til at finde en ekstern Harddisk frem, som han helt tilfældigt har brugt til at tage en fuld kopi af sagsarkivet, og han lægger de sager, han arbejder med over på sin computer, så han i det mindste kan arbejde videre på presserende sager fredag eftermiddag.

Mandag lægger Hans kopier af sagsarkivet ud på kollegernes computere, så de kan arbejde. Det er bestemt ikke optimalt, de kan for eksempel ikke printe normalt, men kan finde et par gamle printere frem nødløsning, men de har Internet og de kan se tidligere sager.

Tilbage på værkstedet har Claus allerede sent fredag konstateret, at den server ikke kommer i luften igen. Da serveren er over tre år gammel og der ingen garanti er længere, bestiller han med det samme en ny, som kommer frem mandag over middag.

Mandag eftermiddag går med at konfigurere den nye server, installere programmer og genskabe data. Hele tirsdagen går med dette, men onsdag formiddag kan Claus vende tilbage til Skelstedet, medbringende en ny server, som er lige til at sætte op og tænde for.
Der er lidt justeringer, der skal foretages på stedet, plottere og printere skal sættes op og andet, men i løbet af onsdag er Landinspektørerne Skelstedet i drift igen.

En defekt server, en defekt netværksenhed og et par hektiske arbejdsdage senere er Flemming Pade meget tilfreds med den måde Claus og ITBC har håndteret problemerne på.

-"Der blev arbejdet effektivt og systematisk og med stor viden. Vores samlede system er ret komplekst med mange programmer, og vi er helt afhængige af, at vi kan udlæse målinger fra vores instrumenter. Det sikrede Claus og IT Business Center til fulde og til vores tilfredshed".

Flemming Pade opsummerer i følgende morale:
-"Sørg for at tage backup på en ekstern disk en gang i mellem, også selv om der tages backup på serveren
Smid ikke de gamle printere ud – de kan anvendes i en snæver vending og hav en god samarbejdspartner, der kan det der med IT.
Skelstedet mistede ikke væsentlige data og det samlede driftstab blev minimalt, dels på grund af Hans’ eksterne harddisk, men ikke mindst på grund af indsatsen fra IT Business Center."


Claus Jacobsen fortæller, "at IT-installationer ved mindre virksomheder som Skelstedet ofte er meget komplekse. De har mange meget krævende programmer og også mange ældre programmer, så man skal være kreativ for at få det til at fungere på de nyeste computere. I Skelstedets tilfælde er det CAD-programmer, virtuelle platforme med dataudvekslings- og konverteringsprogrammer, som øger kompleksiteten".

Kundeprofil
Landinspektørerne Skelstedet kan føre sin række af ejere helt tilbage til 1845 og er således et af landets ældste landinspektørfirmaer.
Oprettelsen af matriklen af 1844 var grundlaget for den nugældende ordning af det matrikulære system og de privatpraktiserende landinspektørers helt afgørende rolle som uafhængige vedligeholdere heraf.

Firmaet beskæftiger i dag ca. 16 fuldtidsmedarbejdere på vores kontorer i Vedbæk, Slagelse, Humlebæk og Værløse.
Herfra løses et meget bredt spektrum af sager af såvel matrikulær som teknisk art, og hver enkelt ses som en udfordring til at give kunden professionel rådgivning og bedst mulig løsning af den stillede opgave.

Peugeot skifter til Flexfone

Peugeot halverer telefonregningen og letter kundebetjeningen
Peugeot-forhandler med tre afdelinger, samler telefonien med IP-løsning fra IT Business Center.

Det har givet kundebetjeningen et markant løft, sparer virksomheden for en mindre formue og gør virksomheden mere fleksibel.

Høje afgifter gør Danmark til et af verdens dyreste lande at købe ny bil i – og presser samtidig bilernes nettopris og de danske forhandleres avance i bund.
Det stiller ekstraordinært store krav til forhandlerne, hvis de vil drive en sund forretning og være konkurrencedygtige.

-”Vi skal ikke kun være dygtige sælgere og mekanikere, men også være ekstremt opmærksomme på effektivitet, produktivitet og omkostningsniveau.”

Det konstaterer adm. direktør Brian Madsen, der – ud over at eje og drive Peugeot Slagelse – også købte afdelingerne i Ringsted og Sorø i foråret 2013.

Her konstaterede han hurtigt, at man bl.a. var nødt til at lægge telefonsystemerne sammen.
For eksempel spildte man ”en masse tid og penge” på at ringe på tværs af systemerne.
Medarbejderne kunne heller ikke stille videre mellem afdelingerne, og kunderne ringede tit forgæves.

-”Vi kiggede på forskellige muligheder, men besluttede os for Cloud Phone fra IT Business Center. Det er en rent webbaseret løsning, hvor alle ringer gratis internt og hvor vi nemt kan sende kald videre,” forklarer Brian Madsen.

Store besparelser og bedre kundebetjening

- ”I kroner og ører har vi halveret telefonregningen, og det kan vi da helt sikkert mærke. Men den største forretningsmæssige gevinst er, at opkald bliver svaret af en ledig medarbejder, uanset om vedkommende sidder i Sorø, Ringsted eller Slagelse.
Det gør underværker for vores kundebetjening og er nok mere værd end den økonomiske besparelse.
Samtidig sparer vi meget tid og besvær ved let at kunne få fat i hinanden eller stille kald videre,”
siger han.

- "Medarbejdernes firmanummer følger dem også på mobilen, hvilket – ifølge Brian Madsen – har stor betydning i en virksomhed, hvor de 60 medarbejdere tit kører mellem afdelingerne over et stort geografisk område."

Nemt at bruge og med mulighed for statistik

-”Vi er rigtig glade for systemet. Men nu, hvor det er blevet hverdag, lægger vi ikke mærke til det længere, og større ros kan sådan en løsning vel ikke få,” siger Brian Madsen. Han konstaterer desuden, at IT Business Center har været
”virkelig gode til at sætte os ind i systemet og til at rydde de udfordringer af vejen, som altid opstår i den slags forløb.”

I løbet af kort tid venter Brian Madsen desuden, at man vil gøre brug af de omfattende muligheder for at trække statistik ud af telefonisystemet. Det vil f.eks. gøre det nemmere at overskue, hvor længe kunder venter i telefonen, samt hvor tit kald sendes videre – og til hvem.

- ”Vi får adgang til en masse viden, som gør os i stand til at arbejde mere effektivt og betjene kunderne bedre. Det har stor betydning, når man skal optimere en salgs- og serviceorganisation som vores, siger Brian Madsen.

Kasseløsning til Winthers Rideudstyr

- "Med ITBC som forhandler af FlexPOS kassesystem, fik vi nemt og hurtigt en løsning der passede til vores behov.
Installation, opsætning og klargøring gik fint og smertefrit"

- "Systemet er nemt, overskueligt og brugervenligt."

-"I de 2 år vi har haft det har det aldrig været nede".

- "Alt i alt en positiv oplevelse, et godt produkt og veludført arbejde fra IT Business Center ApS side."

- "Skal vi komme med et enkelt punkt, hvor både IT Business Center og vi skulle have været mere opmærksomme, er det på oplæring, dette skal være på plads, der skal være en plan for undervisning, da man ellers risikere at bruge uforholdsmæssig lang tid på at blive fortrolig med løsningen. – Jeg er sikker på at IT Business Center ApS, har lært af deres erfaring og vi som de, nu ved hvor vigtig denne del er
".

- "Alt i alt er vi godt tilfredse og kan anbefale både IT Business Center ApS som leverandør og FlexPOS som detail kasse systemløsning."

Lis Winther 

Slagelse Produktionsskole og WIFI

Trådløse løsninger WIFI
Slagelse Produktionsskole ville gerne have en wifi løsning, der dækker hele skolens område.

ITBC foreslog en transparent løsning med ubegrænset skalerbarhed, til en særdeles overkommelig pris.

- "Efter en kort gennemgang af områderne og forholdene, blev det besluttet, at vi kunne få den ønskede trådløs dækning med 12 Access Points."

- "Med løsningen har vi adgang til et online kontrolpanel til konfiguration, overvågning, opdateringer og håndtering af klienter."


- "Alt i alt fik vi på meget kort tid en super løsning, hvor vi selv kan holde øje med de ting vi har brug for at vide."

- "ITBC leverede som aftalt, og det har fungeret upåklageligt lige siden."

Søren Bertram,  IT-support, Slagelse Produktionsskole